9 хаков в Excel, которые тебе нужно знать

  • Автор записи:
  • Запись опубликована:25.10.2022
  • Рубрика записи:Excel
  • Комментарии к записи:0 комментариев

Нет ничего лучше, чем освоить хороший хак – в частности, освоить хак Microsoft Excel.

Научиться манипулировать и анализировать тонны строк данных – этого достаточно, чтобы заставить любого человека скрестить руки на груди. Так кто же откажется от трюка, который обещает сэкономить время, стресс и локтевой жир?

Мы собрали 9 различных хаков Excel, которые вам обязательно пригодятся в работе. Пройдет совсем немного времени, и вы будете удивляться, как раньше обходились без них.

Ознакомьтесь с сочетаниями клавиш

Хорошо, возможно, этот первый способ не считается одним хаком. Однако если вы ищете надежный способ сэкономить время в Excel, вам стоит ознакомиться с некоторыми сочетаниями клавиш.

Существуют сотни (да, буквально сотни) сочетаний клавиш, которые вы можете использовать. Поэтому лучше всего записать некоторые общие задачи или действия, которые вы выполняете в Excel, а затем посмотреть, существуют ли для них сочетания клавиш.

CTRL+N – создать новую рабочую книгу;

CTRL+S – сохранить активную книгу;

F12 – вызвать диалоговое окно «Сохранить, как»;

CTRL+W – закрыть активную книгу;

ALT+TAB – переключение между открытыми приложениями;

CTRL+C – копирование выбранного элемента (-ов);

CTRL+X – вырезание выбранного элемента (-ов);

CTRL+V – вставка скопированного или вырезного ранее;

CTRL+ALT+V – окно Специальная вставка;

CTRL+HOME – возвращение к началу рабочего листа (ячейка A1);

CTRL+END – переход к последней заполненной ячейке текущего листа;

CTRL+SHIFT+ ⬅ ⬆ ⬇➡ – выделение данных на листе по стрелкам;

CTRL+A – выбор всех элементов в документе или окне;

CTRL+SHIFT+L – установить фильтр на таблицу;

CTRL+SHIFT+% – применить процентный формат к выбранному диапазону;

SHIFT+F2 – вставить примечание в ячейку, если его нет, редактировать примечание, если есть;

ALT+ENTER – новая строка в той же ячейке (перенос строк);

SHIFT+ (+)/(-) – добавление столбца(ов) / удаление столбца(ов);

CTRL+ (+)/(-) – добавление строк(и) / удаление строк(и);

CTRL+T(L) – окно Создание таблицы;

CTRL+F/H – окно (Найти)/(Заменить);

CTRL+P – окно Печать;

CTRL+Z – отмена последнего действия;

CTRL+Y – повтор последней команды или действия;

Выберите все ячейки одним щелчком мыши

У вас сотни (или даже тысячи) строк данных и вам нужно выделить их все?

Вы можете довести себя до судорог пальцев от бесконечных щелчков и прокрутки. А можно воспользоваться этим простым приемом, чтобы выделить все ячейки одним щелчком мыши.

Для этого достаточно щелкнуть по светло-серому треугольнику, который появляется в левом верхнем углу электронной таблицы. Нажмите на него один раз, и все ячейки таблицы будут выделены.

Мгновенное изменение размеров столбцов и строк

Нет ничего хуже, когда текст выходит за пределы ширины колонки. А необходимость снова и снова щелкать, перетаскивать мышью, чтобы изменить размер колонки до идеальной ширины, может стать мучением.

К счастью, вы можете сделать это мгновенно. Поместите мышь на линию между двумя маркерами столбцов (например, C и D), пока не появится символ, похожий на две стрелки, направленные в разные стороны.

С помощью этого символа дважды щелкните на линии, разделяющей колонки, и колонка автоматически изменит размер, чтобы вместить самый широкий фрагмент текста в этой колонке.

Удобное форматирование чисел

Допустим, у вас есть целый столбец, содержащий цифры, которые обозначают одно и то же – например, суммы в долларах.

Сейчас перед каждой цифрой не отображается знак доллара, и вы хотели бы вставить его. Нет необходимости делать это по одному.

Просто выберите столбец, содержащий цифры, которые вы хотите переформатировать, а затем используйте приведенную ниже комбинацию клавиш для автоматического форматирования всего столбца в доллары:

Ctrl – Shift – $

С помощью этого простого приема весь столбец будет отображаться со знаком доллара, необходимыми запятыми и двумя точками после запятой.

Примечание: Этот же трюк работает для процентов. Просто нажмите Ctrl – Shift – %, чтобы включить знак процента в каждую цифру.

Перемещение вверх без прокрутки

Когда у вас есть особенно большой набор данных, вы знаете, что требуется некоторое время (и довольно много прокрутки), чтобы добраться до самого низа рабочего листа. И когда вы, наконец, добрались до конца? Последнее, что вам захочется сделать, это прокрутить весь путь обратно наверх.

Дважды нажав Command (Ctrl на ПК) и стрелку вверх, вы вернетесь в начало таблицы.

Почему нужно дважды нажимать стрелку вверх? Нажав ее один раз, вы перейдете к последней строке данных, которая появляется перед пустой строкой (в данном случае это последняя строка наших данных). Нажав стрелку вверх дважды, мы вернемся в начало таблицы.

Итак, подведем итоги:

Command (или Ctrl на ПК) + стрелка вверх один раз: переводит вас к последней строке данных, которая появляется перед пустой строкой.

Command (или Ctrl на ПК) + стрелка вверх дважды: возвращает вас в верхнюю часть рабочего листа.

Обратите внимание, что это сочетание клавиш работает в Excel для Mac и PC 2016. Ярлыки на Mac могут отличаться в зависимости от ОС или более старых версий Excel.

Вставка более одной строки или столбца

Необходимость вставлять по одной строке или столбцу за раз может быть монотонной. К счастью, существует быстрый трюк, позволяющий одним щелчком мыши вставить в электронную таблицу несколько строк или столбцов.

Этот трюк до боли прост: Выделите количество строк или столбцов, которые вы хотите вставить, а затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите “Вставить”.

Так, если я хочу, чтобы перед столбцом E появились три новых пустых столбца, я выделю три столбца, начинающиеся с B по D, а затем нажму кнопку вставить.

Встраивание электронной таблицы Excel

Если вы составляете предложение, отчет или другой важный документ в Word, может оказаться полезным вставить в него содержимое таблицы Excel.

Сделать это довольно просто. Для этого выделите и затем скопируйте часть таблицы, которую нужно вставить.

Перейдите в Word, затем выберите “Вставить” и “Специальная вставка”. Во всплывающем окне найдите и выберите опцию “Объект рабочего листа Microsoft Excel”, убедитесь, что выбрана опция “Вставить ссылку”, а затем нажмите “ОК”.

Вы увидите свою электронную таблицу, встроенную в документ (скорее всего, вам придется немного изменить ее размер!). Кроме того, поскольку вы выбрали опцию “Вставить ссылку”, при внесении изменений в таблицу они будут автоматически обновляться во встроенной диаграмме в документе Word. Довольно ловко, правда?

Примечание: Вы также можете вставить таблицу excel в электронное письмо. Но точные инструкции для этого зависят от поставщика услуг электронной почты.

Поиск и замена значений

Возможно, вы заметили ошибку в своей электронной таблице. Или, возможно, вы хотите обновить некоторые термины.

Нет необходимости прокручивать весь набор данных, чтобы найти каждый отдельный термин или значение. Функция “Найти и заменить” поможет вам обновить все сразу.

Выделите ячейки, в которых нужно выполнить поиск, и нажмите Ctrl + F. Появится всплывающее окно, в котором можно ввести термин, который нужно найти в электронной таблице, а также то, чем его заменить.

Примечание: Важно знать, что эта функция заменяет каждое появление комбинации букв, которую вы вводите.

Используйте два окна

У вас есть рабочие листы в одной рабочей книге, но вы хотели бы просматривать их бок о бок, а не переходить от одного к другому?

Конечно, есть способ легко это сделать.

Если вы работаете на компьютере Mac, нажмите “Окно” в главном меню Excel, а затем выберите “Новое окно”. Если вы работаете на PC, перейдите в “Вид” на ленте Excel, а затем выберите “Новое окно”.

Это откроет существующую рабочую книгу в совершенно новом окне, так что вы сможете расположить их рядом друг с другом и избежать множества щелчков.

Все внесенные изменения будут применены к обоим окнам, поэтому вам не придется вносить изменения дважды.

Эти простые советы, несомненно, помогут вам сэкономить время в Excel. Но мы даже не коснулись некоторых более продвинутых функций Excel, таких как поворотные таблицы и макросы, которые могут помочь вам избавиться от необходимости работать с электронными таблицами.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Добавить комментарий