Как использовать функцию отслеживания изменений в Excel

Прежде чем просить членов команды просмотреть рабочие листы Excel, включите функцию отслеживания изменений в Excel для общей рабочей книги. Когда вы используете функцию отслеживания изменений в Excel, вы видите, кто внес изменения в рабочий лист или рабочую книгу, и какие изменения они внесли. После того как ваша команда закончит проверку, сравните свои исходные данные с измененными данными рецензентов. Затем примите или отклоните их изменения и выключите “Отслеживание изменений”, чтобы завершить работу над документом.

Инструкции в этой статье относятся к Excel для Microsoft 365, Excel 2019 и Excel 2016.

Можно ли отслеживать изменения в Excel?

Когда вы хотите, чтобы ваша команда просматривала и редактировала вашу рабочую книгу Excel, у вас есть два варианта. Если все члены вашей команды используют Excel для Microsoft 365, функция соавторства – это простой и быстрый способ просмотреть документ. Если вам нужна более подробная информация о внесенных изменениях или если члены вашей команды работают с более старыми версиями Excel, используйте устаревшую функцию отслеживания изменений.

Вы не найдете опцию отслеживания изменений в Excel для Microsoft 365 и Excel 2019 на ленте Excel. Команды отслеживания изменений вы увидите только на вкладке “Рецензирование” в Excel 2016 и более старых версиях. Опция доступна в более новых версиях Excel, но вам придется добавить соответствующие команды отслеживания изменений в новую группу на вкладке “Обзор”.

Microsoft рекомендует использовать функцию соавторства в Excel, которая заменяет общие рабочие книги. При соавторстве вы будете видеть изменения, вносимые другими, в режиме реального времени, причем изменения каждого человека могут быть выделены другим цветом. Однако соавторство не отслеживает изменения, и вы не можете отклонить изменения, чтобы вернуться к исходным данным. Соавторство доступно только при наличии подписки на Microsoft 365.

Включение функции отслеживания изменений в новых версиях Excel

Чтобы включить устаревшую функцию отслеживание изменений в Windows:

Перейдите на вкладку Файл и выберите Параметры.
В диалоговом окне Параметры Excel выберите Настроить ленту.
Выберите выпадающую стрелку Выбрать команду из и выберите Все команды.
Выберите выпадающую стрелку Настроить ленту и выберите Главные вкладки.
Выберите OK, чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно Переименовать.
В диалоговом окне Параметры Excel перейдите к списку Все команды, затем выберите каждую из следующих:

Сравнить и объединить книги
Защитить общий доступ (старые версии)
Общий доступ к книге (старые версии)
Отслеживание изменений (старые версии)

После выбора каждой команды выберите Добавить, чтобы добавить эту команду на вкладку Обзор.
Выберите OK, чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно Параметры Excel.

Четыре команды отслеживания изменений появятся на вкладке Рецензирование в новой созданной группе.

Как включить функцию отслеживания изменений в Excel

После того как вы ввели всю информацию в рабочий лист, включите функцию отслеживания изменений, прежде чем сделать рабочую книгу Excel доступной для просмотра.

Перейдите на вкладку Рецензирование и выберите Отслеживание изменений > Выделить изменения.
В диалоговом окне Выделить изменения установите флажок Отслеживать изменения при редактировании.
Установите флажок Когда и установите значение Все.
Установите флажок Кто и установите значение Все.
Установите флажок Выделять изменения на экране.

Выберите OK.
На вкладке Обзор выберите Общий доступ к книге (старые изменения).
В диалоговом окне во вкладке Правка установите галочку напротив “Использовать старую функцию общих книг вместо совместного редактирования”.

Выберите OK.
На вкладке Обзор выберите Защитить общую рабочую книгу.
Выберите пункт Защитить общую книгу (прежних версий).
В диалоговом окне установите флажок Общий доступ с исправлениями.

Совместное использование рабочей тетради

Когда общая рабочая тетрадь будет готова к просмотру, загрузите файл в место, доступное членам вашей команды. Например, загрузите рабочую книгу на сайт SharePoint, в папку OneDrive или Dropbox.

Функция отслеживания изменений не работает с рабочими книгами, содержащими таблицы. Таблицы должны быть преобразованы в диапазон.

После загрузки рабочей книги сообщите членам команды, что файл готов к просмотру. Один из способов сделать это – использовать функцию “Поделиться” в Excel.

Если у вас нет места, доступного для всех рецензентов, отправьте файл рабочей книги каждому рецензенту по электронной почте.

Как просматривать и принимать изменения

После того как все ваши рецензенты получили возможность просмотреть и отредактировать рабочую книгу, настало время принять или отклонить изменения.

Перейдите на вкладку Рецензирование и выберите Отслеживание изменений > Принять или отклонить изменения.
В диалоговом окне Выбор изменений для принятия или отклонения снимите флажок Где, чтобы принять или отклонить изменения для всей рабочей книги.
Выберите OK.
Для каждого изменения выберите Принять или Отклонить.